Srdcem ostravského nákupního portálu je systém ShopCentrik od společnosti NetDirect

Ostrava jako první město v České republice nakupuje komodity a služby prostřednictvím Systému sdružených nákupů (SSN). Tento unikátní projekt pro Ostravu vyvinula společnost eCENTRE, a.s. Součástí tohoto projektu je také Nákupní portál města Ostrava, na jehož tvorbě se podílí společnost NetDirect se svým produktem ShopCentrik. Cílem projektu SSN je sjednotit poptávku města a městských organizací a centralizovat veškeré neinvestiční nákupy na jediné místo – nákupní portál. Poté, co byla úspěšně dokončena první fáze projektu - sběr potřebných dat, na začátku června byl již spuštěn zkušební provoz webové aplikace. Díky centralizovanému nákupu komodit a služeb by Ostrava mohla ročně ušetřit 100 milionů korun.

Specifika nákupního portálu

Nákupní portál je uzavřený systém, do něhož mají přístup pouze městské organizace jako odběratelé, dále dodavatelé, jejichž produkty zvítězily v elektronické aukci a správce nákupního portálu. Unikátním specifikem této sofistikované internetové aplikace je možnost přidělování práv uživatelům nákupního portálu k jednotlivým úkonům a v budoucnu také například možnost napojení celého systému dokumentů jako objednávek, dodacích listů i faktur dodavatelů a objednavatelů na ekonomicko-informační systémy.

Cílem projektu je sjednotit poptávku města a městských organizací a centralizovat veškeré neinvestiční nákupy na jediné místo
Cílem projektu je sjednotit poptávku města a městských organizací a centralizovat veškeré neinvestiční nákupy na jediné místo

Na nákupním portálu mohou nakupovat pouze městské organizace

Objednavatelé - jednotlivé městské organizace - se prostřednictvím přihlašovacích údajů přihlásí do svého účtu na nákupním portálu a na základě přidělených práv mohou objednávat zboží pouze z konkrétních komoditních kategorií a aukčních skupin. Systém rozlišuje také několik nejdůležitějších rolí objednavatelů:

  • Interní nákupčí - může zboží pouze vkládat do košíku
  • Nákupčí - má pravomoc objednávku uskutečnit
  • Schvalovatel - některé z organizací mají ve své hierarchii také zaměstnance, který všechny objednávky schvaluje
  • Práva k jednotlivým úkonům smí udělovat pouze ředitel dané organizace jakožto administrátor objednavatele

Mohlo by vás také zajímat: Společnost NetDirect s.r.o. se podílí na unikátním projektu Systém sdružených nákupů pro město Ostravu

Důraz je kladen na to, aby městské organizace nakupovaly položky, které zvítězily v elektronické aukci, tedy položky nejkvalitnější a nejlevnější. Ve výjimečných případech mohou subjekty Statutárního města Ostravy vložit do katalogu produkt od dodavatele, který v elektronické aukci nezvítězil. Produkt takového dodavatele však uvidí pouze organizace, která jej do katalogu vložila. V případě, že organizace uskuteční objednávku nevítězného dražšího produktu, bude muset tuto skutečnost uvádět. Může se také stát, že více organizací objedná položku od nevítězného dodavatele, ať už na základě předchozí výborné zkušenosti s produktem nebo výhodnějších podmínek apod. V takovém případě může správce nákupního portálu zařadit tohoto dodavatele s konkrétními položkami do katalogu.

Prohlédněnte si videoukázku o Systému sdružených nákupů, jehož součástí je softwarová aplikace Nákupní portál města Ostrava
Prohlédněte si videoukázku o Systému sdružených nákupů, jehož součástí je softwarová aplikace Nákupní portál města Ostrava

Variabilní funkcionalita portálu umožní objednavatelům jednoduché, rychlé a přehledné nakupování

Systém navržený společností NetDirect je výjimečný pro svou funkcionalitu, která umožňuje objednavatelům značnou variabilitu a flexibilitu. Kromě toho, že zadavatelé mohou vybírat dodavatele pro nákup komodit, mohou také vybrat datum dodání jak u jednotlivých položek zvlášť, tak také formou hromadného zadání, což nákupčímu velice zjednoduší práci při objednávce většího množství zboží. Kromě toho je možné vybírat také místo dodání: Pokud například organizace objedná potraviny a zdravotnický materiál, aplikace jí umožní rozlišit místo dodání prostřednictvím zadání různých kontaktních adres, na které bude následně zboží rozvezeno. Dále je možné opakovat předešlé objednávky stiskem jediného tlačítka nebo si vytvořit tzv. šablony svých oblíbených, často nakupovaných produktů a těmito šablonami pak košík naplnit. Webová aplikace umožňuje objednavatelům mít vždy přehled o aktuálním stavu objednávky díky funkci Přehled objednávek. Jakákoliv činnost, ať už ze strany odběratele nebo ze strany dodavatele, se v přehledu objednávek ihned projeví a obě strany tak budou neustále informovány o aktuálním stavu.

Ukázka  oficiální webové stránky Nákupního portálu města Ostrava
Ukázka oficiální webové stránky Nákupního portálu města Ostrava

Nákupní portál obsahuje controllingové mechanizmy

Nákupní portál zahrnuje také controllingové mechanizmy, díky kterým má pracovník controllingu k dispozici přehled uskutečněných nákupů za uplynulý měsíc, rok apod.

E-learning

Portál nabídne uživatelům množství video manuálů a textových manuálů s návody na správné užívání nákupního portálu. Systém počítá také se zpětnou vazbou, kdy se uživatelé budou moci vyjádřit k systému nakupování – jeho kvality, náročnosti apod., prostřednictvím dotazníků.

Kteří dodavatelé mohou své produkty na nákupním portálu nabízet?

Do katalogu umístěném na nákupním portálu budou prioritně zařazovány položky těch dodavatelů, kteří zvítězí v elektronické aukci. Ve výjimečných případech mohou být do katalogu zařazeny také položky dodavatelů, kteří se sice elektronické aukce nezúčastnili nebo v ní nezvítězili, ale jejich produkty se osvědčily například z hlediska větší kvality, rychlejšího dodání apod.

Schematický obrázek procesu výběru dodavatele pro nákupní portál
Schematický obrázek procesu výběru dodavatele pro nákupní portál

Přístup do nákupního portálu obdrží dodavatel současně s první objednávkou formou e-mailu a sms zprávy. Nákupní portál mu umožňuje pružnou reakci na objednávku díky přehledu objednávek a dalším dílčím funkcím: Během vystavování elektronického dodacího listu může kupříkladu upravit množství objednaného zboží, aby nedocházelo ke sporům mezi odběratelem a dodavatelem v případě, že se například konečná hmotnost zboží neztotožňuje s informací v katalogu. Upravená hodnota se také automaticky projeví na výsledné ceně a ve faktuře.

Ukázka z administrace Nákupního portálu města Ostravy - Přehled objednávek
Ukázka z administrace Nákupního portálu města Ostravy - Přehled objednávek

Výhody portálu pro dodavatele? Především jednotná podoba dokumentů a kompletní evidence!

Nespornou výhodu této softwarové aplikace je jednotná podoba dokumentů a kompletní evidence na jediném místě. Systém nabízí přehlednou orientaci v přijatých a již potvrzených objednávkách, na základě kterých dokáže vygenerovat dodací listy a následně faktury, rozpozná také uhrazené a neuhrazené faktury apod. Dodavatelé mohou do svého účtu nahrát taktéž vlastní logo, které bude automaticky vytištěno na dodacím listu. V budoucnu bude nespornou výhodou portálu možnost napojení celého systému dokumentů jako objednávek, dodacích listů i faktur na ekonomicko-informační systémy.

Související článek: Město Ostrava spustilo unikátní projekt Systém sdružených nákupů, na němž se podílí také společnost NetDirect